Face à la limitation des rendez-vous physiques imposée par la lutte contre la propagation du virus Covid-19, la signature électronique se révèle un outil essentiel pour conclure à distance des engagements contractuels ainsi que tout autre acte de la vie des affaires.
La valeur juridique de la signature électronique a été reconnue il y a 20 ans par le législateur français qui la définit comme « l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État. » (article 1367 du Code civil, ancien article 1316-4 du Code civil).
Le règlement européen n° 910/2014 du 23 juillet 2014 dit eIDAS est ensuite venu identifier plusieurs types de signatures électroniques, en fonction de leur niveau de fiabilité.
1. La signature électronique simple
Il peut s’agir de la simple numérisation d’une signature manuscrite, d’une case à cocher ou de tout autre procédé ayant des exigences inférieures à celles prévues par la signature « avancée » ou la signature « qualifiée » comme indiqué ci-dessous.
Cette signature n’apporte pas de garantie quant à l’identité du signataire. Elle est donc peu fiable et, si produite en justice, elle nécessitera d’être corroborée par d’autres éléments de preuve pour avoir force probante.
2. La signature électronique avancée
Ce type de signature doit satisfaire aux exigences suivantes :
– être liée au signataire de manière univoque ;
– permettre d’identifier le signataire ;
– avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ; et
– être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.
La signature « avancée » implique la certification de l’identité du signataire et de l’intégrité du document signé par un organisme de certification.
Présentant un certain niveau de sécurisation sans être trop contraignante dans sa mise en place, elle est le type de signature le plus utilisé dans la vie des affaires.
Ainsi, le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019, qui autorise depuis le 4 novembre 2019 pour toutes les sociétés commerciales et civiles l’établissement ou la certification par signature électronique des procès-verbaux des décisions des associés et de certains organes sociaux ainsi que la tenue dématérialisée des registres sur lesquels ils sont conservés, exige a minima le recours à la signature électronique « avancée ».
3. La signature électronique qualifiée
Ce type de signature présente un niveau de sécurisation supplémentaire par rapport à la signature avancée et doit à ce titre respecter les exigences contenues dans l’Annexe I du règlement eIDAS, soit notamment :
– le processus d’émission du certificat numérique nécessite que l’identité du signataire soit vérifiée en face-à-face entre le futur titulaire du certificat et l’organisme de certification ;
– la signature est créée à l’aide d’un périphérique très sécurisé appelé QSCD (Qualified Signature Creation Device). C’est dans ce périphérique que se trouve le certificat qualifié de signature.
La signature « qualifiée » se distingue car elle est la seule qui présente l’avantage de l’inversion de la charge de la preuve et c’est donc à la charge de celui qui en conteste la validité de prouver qu’elle est erronée.
Néanmoins, ce type de signature demeure rarement utilisé en raison de la complexité de son processus.
En conclusion, le choix du type de signature est fonction du type de document à signer, du risque de contestation du document signé, de l’enjeu commercial ou financier ainsi que de la facilité de mise en place du processus pour les signataires.
Pour les actes de la vie des affaires, exigeant un certain niveau de sécurité mais également de rapidité et de souplesse, l’usage d’une signature électronique « avancée » est privilégié.
Il est peut-être, par ailleurs, utile pour toute société ayant recours à des signataires récurrents d’instituer des signatures qualifiées en amont afin d’éviter les vérifications pour la signature de chaque acte.
En cas de recours à la signature électronique « simple », il est recommandé de ratifier l’acte a posteriori par une signature manuscrite.
Pour toute question relative au choix de la signature électronique la plus adaptée à vos exigences, n’hésitez pas à contacter notre équipe Corporate.
